RÈGLEMENT INTÉRIEUR SO.TO.P.
TITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Objet
Le règlement intérieur décrit l’administration intérieure de la société et définit les modalités d’application desdits statuts.
Article 2 : Représentation.
Aucun membre du bureau exécutif en dehors du Président et du Secrétaire Général ne peut représenter la SO.TO.P. auprès des autorités
publiques ou internationales sans être mandaté par le Bureau Exécutif ou l’Assemblée Générale.
Article 3 : Responsabilité.
Toute correspondance de la société, pour être valable doit porter la signature du Président ou à défaut, celle de tout autre membre du Bureau Exécutif auquel aura été déléguée cette tâche.
Article 4 : Missions spéciales.
Tout membre de la société peut être chargé de mission. Les chargés de mission reçoivent un ordre du Président définissant les grandes lignes des tâches qui leur sont confiées.
A l’issue de la mission, ils doivent fournir par écrit un rapport détaillé ainsi que tous les renseignements complémentaires que le Bureau Exécutif juge utile pour l’information de la société.
TITRE II : QUALITÉ DE MEMBRE
Article 5 : Membres fondateurs
Les membres fondateurs sont les personnes physiques présentes lors de la constitution de la société.
Article 6 : Membres actifs
Ils doivent formuler une demande écrite accompagnée du montant « du droit d’adhésion et des cotisations conformément aux conditions prévues par le présent règlement intérieur ».
Article 7 : Membres Spéciaux
Les membres correspondants et/ou associés jouissent des mêmes droits et privilèges que les membres actifs mais ne peuvent pas être éligibles aux postes du B.E. Les membres honoraires et les membres d’honneur sont désignés par l’Assemblée Générale à la majorité
absolue, sur proposition du Bureau Exécutif.
Les membres honoraires ont les mêmes droits et privilèges que les membres actifs, mais ne sont pas tenus de s’acquitter du montant des droits de cotisation annuelle.
TITRE III : ADMISSION, DÉMISSION, EXCLUSION
Article 8 : Procédure d’admission
Toute adhésion à la SO.TO.P. postérieure à la création est soumise à la procédure ci-après définie :
L’intéressé(e) adresse au Président une demande manuscrite, un curriculum vitae ;
Lors d’une réunion, le bureau exécutif examine et statue à la majorité des 2/3 des membres présents.
La décision d’admission ou de rejet de la demande est notifiée à l’intéressé par écrit dans un délai de trois mois suivant celle-ci.
Article 9 : frais d’adhésion et cotisations
Le montant du droit d’adhésion et de cotisation fixé par l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif s’établit comme suit :
– Droit d’adhésion unique 30 000 F CFA
– Cotisations Annuelles :
– praticiens et chercheurs : 60 000 F CFA
– internes et paramédicaux : 15 000 F CFA
La cotisation annuelle est exigible au cours du premier semestre de l’année en cours.
Article 10 : Perte de la qualité de membre
Lorsqu’un membre vient à être redevable d’arriérés de cotisation annuelle, il doit être informé par écrit. Le non paiement après cinq années entraîne la perte de la qualité de membre de l’intéressé La réadmission des membres est possible et se fera dans les conditions et formes définies par le règlement intérieur, mais après règlement des arriérés. Le candidat à la réadmission adresse une demande écrite au Bureau Exécutif avec notification des raisons motivant son retour dans la société.
Article 11 : Exclusion
Différentes fautes peuvent exposer les membres de la société à des sanctions de premier degré (avertissement, blâme) ou de deuxième degré (suspension, exclusion) :
– Le non règlement des cotisations annuelles et le refus réitéré d’obtempérer à cette règle;
– La violation des statuts et du règlement intérieur
– Le non respect des décisions de l’Assemblée Générales ;
– La diffusion d’informations tendant à nuire à la renommée de la société et de ses membres ;
– La volonté délibérée de créer l’anarchie et de vouloir détourner la société de ses objectifs initiaux ;
– Le détournement des fonds et du patrimoine de la Société.
TITRE IV : ADMINISTRATION‐FONCTIONNEMENT
Article 12 : Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de décision de la SOTOP. Elle se réunit tous les deux ans en marge du congrès.
La date, le lieu et l’ordre du jour sont portés à la connaissance des membres au moins trente (30) jours à l’avance par le Secrétaire Général.
Conformément aux statuts et règlement intérieur, elle :
– Apprécie le rapport moral, le rapport financier et le rapport d’activités de l’exercice précédent du Bureau Exécutif ;
– Elit les membres du Bureau Exécutif ;
– Evalue le montant des droits d’adhésion, cotisations annuelles et autres taxes à verser ;
– Statue sur les nouvelles candidatures d’adhésion, les propositions soumises par le Bureau Exécutif et tout problème relatif à la vie de la société ;
– Tranche les litiges en suspens et prononce les exclusions.
Article 13 : Organisation des scrutins
Pour délibérer valablement, l’Assemblée Générale doit regrouper au moins les 2/3 des membres présents et à jour de leurs cotisations.
Concernant les élections, les votes ont lieu au bulletin secret à la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour et à la majorité relative au deuxième tour. Pour les autres scrutins, le vote secret n’est appliqué qu’à la demande expresse d’un membre de
l’Assemblée. Le vote par procuration est admis, mais nul ne peut être porteur de plus de deux mandats. Les procurations ne sont pas transmissibles.
Articles 14 : Bureau Exécutif
Le Bureau Exécutif est l’organe d’exécution de la SOTOP, il est responsable devant l’Assemblée Générale. Le Président du Bureau Exécutif est élu au scrutin secret à la majorité absolue des membres présents ou dûment représentés. Il est élu pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une fois. Le Bureau Exécutif est chargé de l’application stricte des statuts et du règlement intérieur. Il est responsable de l’exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale. Il se réunit au moins une fois par trimestre et sur convocation de son Président. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou dûment représentés. Il désigne et met en place les commissions spécialisées ainsi que leurs responsables. Il examine le budget de la société et évalue le montant des droits d’adhésion, des cotisations annuelles et des autres redevances à verser.
TITRE V : ATTRIBUTION DES MEMBRES DU BUREAU EXÉCUTIF
Article 15 : Président
Le Président est le représentant de droit et de fait de la société. Il a pouvoir de :
Agir au nom de la société dans tous les actes de la vie civile et juridique.
Diriger les travaux des réunions scientifiques, des réunions du Bureau Exécutif.
Veiller au respect des statuts et à l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale.
Diriger et coordonner les activités du Bureau Exécutif.
Article 16 : Secrétaire Général
Il assure, en accord avec le Président, l’administration générale de la société. Il :
– S’occupe de la correspondance, des documents et des convocations de toutes les réunions et Assemblées Générales.
– Prépare et distribuer les procès-verbaux officiels des réunions et des Assemblées Générales
– Assure toutes autres fonctions jugées utiles par le président. Toutes autres fonctions jugées utiles par le président. Toutes autres fonctions jugées utiles par le président.
Article 17 : Trésorier Général
Il est chargé de la gestion des fonds et du patrimoine de la société. Il :
– Encaisse les droits d’adhésion, de cotisations et de toutes autres redevances à verser ;
– Paye les dépenses ordonnées par le Président dans les limites et conditions
prescrites ;
– Soumet chaque année au Bureau Exécutif et tous les deux ans à l’Assemblée Générale
pour approbation, un bilan.
TITRE VI : SÉANCES SCIENTIFIQUES
Article 18 : Réunions Scientifiques
Les réunions scientifiques sont une des principales activités de la Société. Elles se tiennent au moins une fois tous les deux ans.
Article 19 : Communications
L’exposé des communications au cours d’une séance scientifique de la société se fait dans l’ordre de leur inscription, la date de celles-ci étant précisée sur le programme. Toutefois, le Président du Comité Scientifique a la faculté, lors de la préparation des ordres du jour, de grouper les communications de thèmes comparables